毎日、雪崩のようにやってくるEメール。
すべてのメールを一気に削除したくなったことありませんか？
でも、全部を削除するわけにもいきません。
大量のEメールに圧倒されずに適切に処理するために、プランを立てましょう。
時間ブロックを設定する
他のタスクと同じように、メールのための時間ブロックを設定し、メールを処理することだけに専念します。
早朝、深夜、昼食後、終業後など、1日に数ブロックに分けてスケジュールを組むのもいいかもしれません。
自分のスケジュールと、重要なメールを受け取る時間帯を考慮して決めましょう。
メールをチェックするときは、最新の届いたメールから順に見ていく必要はありません。
重要なものから順に見ていきましょう。
フィルタリングを設定する
メールサービスが提供するフィルタリング機能を利用しましょう。
仕事のメール、コマーシャルのメール、自分がCCになっているメール、その他のメールなどをフィルタリングすることができます。
重要なメールを確認した後、時間のあるときにその他のメールフォルダーに戻って見ることができます。
また、ニュースレターや仕事用に別のアカウントを作り、完全に分けることもできます。
削除を恐れない
お知らせやニュースレターなど、重要でないものは削除することを恐れないでください。
“もう一度見る必要があるのか？”と自問してみてください。
もし答えがノーなら、削除してしまいましょう。
これは、あなたのストレージスペースを節約するのに役立ちます。
返信の優先順位
受信箱には大量の返信を持っているEメールがあるかもしれませんが、それらはすべてが同等に重要というわけではありません。
誰かがあなたに複数のメッセージを送ってきた場合は、それぞれに返信するのではなく、1つの「ありがとう」を送るようにしましょう。
「返信用」フォルダを作り、そこに後で処理するメールを入れておくのも一つです。
そうすれば、まずすべてを読んで何が起こっているのかを把握してから返信することができます。
また、フォルダ内では、重要度の高い順に優先順位をつけたり、タグ付けすることができます。
緊急度に合わせて機能を使い分ける
受信トレイに緊急度の高いシステムを作りましょう。
タグ付け、フォルダ分け、スターを付けるなど。
重要なものにはスターを付けておき、後でスターを付けたものに戻って処理する時間を設けるのも一つの方法です。
また、緊急に処理する必要があるものは「未読としてマーク」しておくのも一案です。
ツールや機能
メールサービスに備わっているツールや機能を活用しましょう。
テンプレートや自動返信など、時間を短縮するのに役立つ機能があるかもしれません。
電話をかける
メールを送るより、誰かに電話をしたほうがいい場合もあります。
直接会話することで、より早く解決できることもあります。
やり取りが必要な場合は、電話に出ることで、受信箱の容量を減らすことができます。
メールツールと機能
お使いのプラットフォームには便利なツールや機能が備わっていますが、複雑になり過ぎないようにしましょう。
目的は、コミュニケーションの確認と対応をよりスムーズに、シンプルに、そして効率的にすることです。
時間を短縮するためのシンプルなツールをいくつか使ってみることから始めましょう。
誰かやってくれたらいいのに